Професійна організація бізнес-подій. Головні кроки до її успішності

До організації ділової зустрічі, конференції, тренінгу, або будь-якого бізнес-заходу, слід підходити комплексно і зважено. Оренда конференц-залу, необхідної техніки, організація кава-паузи та розваг для гостей...голова йде обертом від думок з чого почати та як все встигнути.

На щастя, в сучасному світі, існують професіонали яким можна довірити свою подію, та в результаті бути впевненим, що вона пройде на вищому рівні.

Про те які послуги надають українські конференц-сервіс компанії, що входить у їхні обов’язки та як довіритись і не хвилюватись про кінцевий результат, читачам нашого блогу розповість керівник конференц-сервісу «Reikartz MICE» — Романенко Олена.
Про компанію «Reikartz MICE»

Компанія «Reikartz MICE» працює в сфері конференц-сервісу з 2016 року та на своєму рахунку має більш як 30 тисяч організованих подій, та більш як 25 тисяч задоволених клієнтів, 65 власних конференц-залів розміщених по всій Україні.

Перевага співпраці з Reikartz MICE — надання всього спектру послуг однією компанією: корпоративне свято, тімбілдинг, поїздка або діловий захід, оренда респектабельного конференц-залу, організація прес-конференцій, круглих столів, брифінгів. А також екскурсії, майстер-класи, квести — індивідуальний підбір розваг в кожному місті. 

Олено, розкажіть, будь ласка більше про компанію. Як виникла ідея створення?  Як вдалось стати успішними?

   Перш за все, хочу наголосити що «Reikartz MICE» є невіддільною частиною великої родини «Reikartz», і тому  ідея створення нашого напрямку  виникла тоді, коли в компанії зрозуміли, що ми можемо надати нашим гостям набагато більше ніж конференц-сервіс, адже MICE є ширшим поняттям, що містить в собі організацію будь-якого заходу так би мовити «під ключ».

В основі нашого успіху лежать декілька факторів:

1) розгалужена база готелів компанії «Reikartz», що дає змогу організувати захід майже в кожному місті нашої країни;

2) наявність єдиних стандартів для кожного із готелів, що дає змогу забезпечити однаково високий рівень сервісу;

3) кваліфіковані працівники, які люблять і цінують сферу гостинності;

4) відкрита, та зрозуміла для кожного, політика ціноутворення.

Перші кроки для реалізації бізнес-події

Ідея є, а що далі? Розкажіть детальніше з чого почати реалізацію організації бізнес-події?

Кожна бізнес подія потребує чіткої організації, спланованого таймінгу, розуміння відповідності запиту до можливостей локації, співіснування на локації бізнес-заходу та інших гостей, як і де краще організувати презентацію, нараду, кава-паузу чи фуршет; як зробити так, щоб кожен з гостей почував себе комфортно. Для клієнта, по-перше, необхідно чітко розуміти, що він хоче бачити в кінцевому результаті, і по-друге, звернутись до менеджерів «Reikartz MICE», далі все зроблять наші співробітники, підкажуть, запропонують внести корективи, якщо необхідно. Замовник звертається до нас з запитом/ідеєю і в ході співпраці ми обговорюємо, пропонуємо, погоджуємо, адаптуємо деякі ідеї до реалії, і в результаті отримуємо задоволених гостей, і задоволених працівників нашої мережі.

Деталі бездоганного заходу

Звісно, самостійно справитись із таким обсягом роботи досить важко, але як обрати собі помічника, так щоб потім не хвилюватись про результат? Що клієнту потрібно взяти на свій контроль?

При виборі собі менеджера MICE, або компанії, якій потрібно довірити організацію заходу, перш за все потрібно звернути увагу на досвід роботи у галузі, та рівень довіри, який існує до компанії на ринку. Також на такі прості, на перший погляд речі, чи уточнює у Вас співробітник конференц-сервісу деталі Вашого заходу:

• розсадка гостей у залі,
• побажання щодо оформлення зали
• чи потрібно організувати розважальну частину для гостей, якщо так, то яка очікується аудиторія (жінки, чоловіки, рід занять, вік гостей).

Для успішного та бездоганного заходу, потрібно враховувати ці, та ще багато інших деталей.

Кожен із менеджерів напрямку «Reikartz MICE» пройшов певну школу у сфері гостинності та знає специфіку роботи як на локаціях, при втіленні проекту в життя, так і на етапах підготовки/розробки.

Хоч ми провели вже безліч заходів, і можемо пишатись задоволеними  гостями, багато з яких вже стали майже друзями, все ж за результат ми хвилюємось завжди, а отже і готуємось із всією відповідальністю!

Замовники бувають різні, є такі що контролюють кожен крок, а ми й не заперечуємо – мають право. А є постійні гості,  які повністю довіряються нам і просто погоджують один із запропонованих нами варіантів, який ми запускаємо в роботу.

Про досвід з перших вуст

Який втілений вами проект ви можете назвати найуспішнішим? Чому?

Кожен проект після якого тобі, щиро дякують є успішним! Кожен цікавий по-своєму. Адже немає однакових замовників і кожна компанія/гість має індивідуальне бачення заходу, та вимоги до його організації. Наприклад, нарада має один характер підготовки – закритий, тихий, дуже чіткий і спланований похвилинно, презентація — навпаки має бути гучна та яскрава, і привертати якомога більше уваги, тренінг — має бути динамічним, яскравим і водночас закритим, і кожен раз ми самі, організовуючи певну подію, навчаємось чомусь новому.

 Можу пригадати декілька проектів, які залишили слід в моїй пам’яті: декілька компаній, що організовували ряд заходів по всій Україні, дуже масштабних, та іміджевих. При підготовці цих проектів, ми залучили багато підрядників, тому що потрібно було організовувати розважальну частину в кожному місті, замовляти в кожний готель додаткове серйозне обладнання для компаній, а також декорувати ресторани. Проект видався дійсно успішними, ми отримали багато позитивних відгуків, а також налагодили відносини з надійними партнерами.

Скажіть чим ви відрізняєтесь від інших компаній? Яка ваша особливість?

Найголовніше, ми відрізняємось від інших тим, що ми найбільша мережа готелів в Україні (За 10 років існування наша компанія відкрила більш ніж 36 готелів).  Ми  стали національною мережею готелів завдяки єдиним високим стандартам обслуговування, єдиній політиці, і величезній кількості  професіоналів-патріотів своєї сфери, не дивлячись на те це окремий готель, окремий підрозділ, чи конкретно взятий менеджер. Можливо ви скажете, що це звучить занадто солодко, але що ж зробити як так воно і є!