Профессиональная организация бизнес-мероприятий. Основные шаги к успеху

К организации деловой встречи, конференции, тренинга или любого другого бизнес-мероприятия следует подходить комплексно и взвешенно. Аренда конференц-зала, необходимой техники, организация кофе-пауз и развлечений для гостей... голова идет кругом от мыслей о том, с чего начать и как все успеть.

К счастью, в современном мире есть профессионалы, которым можно доверить свое мероприятие и быть уверенным, что оно пройдет на высшем уровне.

О том, какие услуги предоставляют украинские конференц-сервисные компании, что входит в их обязанности и как довериться им и не беспокоиться о конечном результате, читателям нашего блога расскажет руководитель конференц-сервиса «Reikartz MICE» — Елена Романенко.

О компании «Reikartz MICE»

Компания «Reikartz MICE» работает в сфере конференц-сервиса с 2016 года и имеет в своем активе более 30 тысяч организованных мероприятий, более 25 тысяч довольных клиентов, а также 65 собственных конференц-залов, расположенных по всей Украине.

Преимущество сотрудничества с Reikartz MICE — предоставление всего спектра услуг одной компанией: корпоративный праздник, тимбилдинг, поездка или деловое мероприятие, аренда респектабельного конференц-зала, организация пресс-конференций, круглых столов, брифингов. А также экскурсии, мастер-классы, квесты — индивидуальный подбор развлечений в каждом городе. 

Елена, расскажите, пожалуйста, подробнее о компании. Как возникла идея её создания? Как вам удалось добиться успеха?

Прежде всего, хочу подчеркнуть, что «Reikartz MICE» является неотъемлемой частью большой семьи «Reikartz», и поэтому  идея создания нашего направления  возникла тогда, когда в компании поняли, что мы можем предоставить нашим гостям гораздо больше, чем просто конференц-сервис, ведь MICE — это более широкое понятие, включающее в себя организацию любого мероприятия, так сказать, «под ключ».

В основе нашего успеха лежат несколько факторов:

1) разветвленная сеть отелей компании «Reikartz», что позволяет организовать мероприятие практически в каждом городе нашей страны;

2) наличие единых стандартов для каждого из отелей, что позволяет обеспечить одинаково высокий уровень сервиса;

3) квалифицированные сотрудники, которые любят и ценят сферу гостеприимства;

4) открытая и понятная для каждого политика ценообразования.

Первые шаги по организации бизнес-мероприятия

Идея есть, а что дальше? Расскажите подробнее, с чего начать организацию бизнес-мероприятия?

Каждое бизнес-мероприятие требует четкой организации, тщательно спланированного графика, понимания соответствия запроса возможностям площадки, совместного пребывания на площадке участников бизнес-мероприятия и других гостей, а также определения, где лучше организовать презентацию, совещание, кофе-паузу или фуршет; как сделать так, чтобы каждый из гостей чувствовал себя комфортно. Для клиента, во-первых, необходимо четко понимать, что он хочет видеть в конечном результате, и, во-вторых, обратиться к менеджерам «Reikartz MICE», дальше все сделают наши сотрудники, подскажут, предложат внести коррективы, если необходимо. Заказчик обращается к нам с запросом/идеей, и в ходе сотрудничества мы обсуждаем, предлагаем, согласовываем, адаптируем некоторые идеи к реальности, и в результате получаем довольных гостей и довольных сотрудников нашей сети.

Детали безупречного мероприятия

Конечно, самостоятельно справиться с таким объёмом работы довольно сложно, но как выбрать помощника, чтобы потом не беспокоиться о результате? Что клиенту нужно взять под свой контроль?

При выборе MICE-менеджера или компании, которой нужно поручить организацию мероприятия, в первую очередь следует обратить внимание на опыт работы в данной сфере и уровень доверия, которым компания пользуется на рынке. Также стоит обратить внимание на такие, казалось бы, простые вещи: уточняет ли сотрудник конференц-сервиса у вас детали вашего мероприятия:

• рассадка гостей в зале,
• предложения по оформлению зала
• нужно ли организовать развлекательную программу для гостей; если да, то какова ожидаемая аудитория (женщины, мужчины, род занятий, возраст гостей).

Для успешного и безупречного проведения мероприятия необходимо учитывать эти и многие другие детали.

Каждый из менеджеров направления «Reikartz MICE» прошел соответствующую подготовку в сфере гостеприимства и знает специфику работы как на площадках при реализации проекта, так и на этапах подготовки и разработки.

Хотя мы провели уже множество мероприятий и можем гордиться довольными гостями, многие из которых уже стали почти друзьями, все же за результат мы всегда переживаем, а значит, и готовимся со всей ответственностью!

Заказчики бывают разные, есть такие, которые контролируют каждый шаг, а мы и не возражаем — у них есть право. А есть постоянные гости,  которые полностью доверяют нам и просто соглашаются на один из предложенных нами вариантов, который мы запускаем в работу.

Об опыте из первых уст

Какой из реализованных вами проектов вы можете назвать самым успешным? Почему?

Каждый проект, после которого тебе искренне благодарят, — это успех! Каждый проект интересен по-своему. Ведь нет одинаковых заказчиков, и у каждой компании/гостя есть своё видение мероприятия и свои требования к его организации. Например, совещание имеет один характер подготовки — закрытый, тихий, очень четкий и спланированный по минутам, презентация — наоборот, должна быть громкой и яркой, и привлекать как можно больше внимания, тренинг — должен быть динамичным, ярким и в то же время закрытым, и каждый раз мы сами, организуя определенное событие, учимся чему-то новому.

 Могу вспомнить несколько проектов, которые оставили след в моей памяти: несколько компаний, организовывавших ряд мероприятий по всей Украине, очень масштабных и имиджевых. При подготовке этих проектов мы привлекли много подрядчиков, так как нужно было организовывать развлекательную часть в каждом городе, заказывать в каждый отель дополнительное серьезное оборудование для компаний, а также украшать рестораны. Проект оказался действительно успешным, мы получили много положительных отзывов, а также наладили отношения с надежными партнерами.

Скажите, чем вы отличаетесь от других компаний? В чём ваша особенность?

Самое главное, мы отличаемся от других тем, что являемся крупнейшей сетью отелей в Украине (за 10 лет существования наша компания открыла более 36 отелей).  Мы стали национальной сетью отелей благодаря единым высоким стандартам обслуживания, единой политике и огромному количеству профессионалов-патриотов своей сферы, независимо от того, идет ли речь об отдельном отеле, отдельном подразделении или конкретном менеджере. Возможно, вы скажете, что это звучит слишком сладко, но что поделать, если так оно и есть!